Plan de Gestión del Proyecto Diagnóstico y Recomendaciones de Mejora Para el Sistema “Regístrelo” de Medicamentos

Abstract

El proyecto “Plan de Gestión del Proyecto Diagnóstico y Recomendaciones de Mejora para el Sistema ‘Regístrelo’ de Medicamentos”, se origina por la necesidad de optimizar los tiempos de respuesta en los trámites de renovación y cambios post registro de medicamentos dentro del sistema “Regístrelo” del Ministerio de Salud de Costa Rica. Actualmente, dichos trámites exceden los plazos establecidos por la legislación vigente, afectando la disponibilidad de medicamentos esenciales y comprometiendo la salud pública. El objetivo principal del proyecto es definir un plan de gestión aplicando buenas prácticas del Project Management Institute (PMI), que permita identificar y corregir deficiencias en los procesos actuales.

Los objetivos específicos incluyen el diagnóstico de las causas de los retrasos, la recomendación de indicadores clave de rendimiento (KPI) y la mejora en el flujo de atención de trámites. Se empleó una metodología cualitativa con un enfoque exploratorio y descriptivo, utilizando entrevistas a 30 colaboradores, que son tramitadores y evaluadores de registros de medicamentos, y la revisión de fuentes documentales. Se identificaron áreas críticas en la gestión del sistema, como la falta de capacitación y la ineficiencia en la tramitación de solicitudes, según este estudio.

Los resultados más relevantes incluyen la identificación de causas estructurales y operativas que contribuyen al retraso en los trámites, lo que llevó a la propuesta de mejorar el flujo de trabajo y capacitación. Las conclusiones principales apuntan a la necesidad de reducir los tiempos de atención, mediante la capacitación continua de los usuarios y la implementación de procesos más ágiles. Las recomendaciones incluyen la optimización de los procesos internos, mejorar la comunicación con los usuarios, y establecer un plan de gestión de riesgos. Futuras investigaciones podrían explorar la integración de nuevas tecnologías para la automatización total del proceso de registro de medicamentos.

The project “Project Management Plan for Diagnosis and Recommendations for Improvement for the ‘Regístrelo’ Medication System” was born from the need to optimize response times in the procedures for renewal and post-registration changes of medications within the “Regístrelo” system of the Ministry of Health of Costa Rica. Currently, these procedures exceed the deadlines established by current legislation, affecting the availability of essential medications and compromising public health. The main objective of the project is to define a management plan applying good practice of the Project Management Institute (PMI), which allows identifying and correcting deficiencies in current processes.

Specific objectives include the diagnosing the causes of delays, recommending key performance indicators (KPIs) and improving the flow of care for procedures. A qualitative methodology with an exploratory and descriptive approach was used, using interviews with 30 drug registration processors and evaluators, and the review of documentary sources. Through this process, critical areas in system management were identified, such as lack of training and inefficiency in processing applications.

The most relevant results include the identification of structural and operational causes that contribute to the delay in procedures, which led to the proposal of improvements in workflow and training. The main conclusions point to the need of reduce service times through continuous user training and the implementation of more agile processes. Recommendations include the optimization of internal processes, improving communication with users, and establishing a risk management plan. Future research could explore the integration of new technologies for the full automation of the drug registration process.