Plan de Gestión del Proyecto de Implementación de un Chatbot en la Plataforma Virtual de Aprendizaje de la Academia Nacional de Policía de la Fuerza Pública de Costa Rica

Abstract

Este proyecto surge a partir de la necesidad de fortalecer los servicios educativos ofrecidos por la Academia Nacional de Policía de Costa Rica (ANP), mediante la incorporación de un chatbot en su plataforma virtual de aprendizaje (PVA). El propósito central de la iniciativa es desarrollar un plan de gestión para la creación de una herramienta tecnológica que facilite el acceso a información crítica sobre el Modelo de Gestión Policial (MGP), optimice los procesos de capacitación continua y contribuya a elevar el desempeño operativo de los oficiales de la Fuerza Pública. El problema identificado se basa en las limitaciones existentes para acceder, de manera ágil y eficiente, a recursos educativos actualizados sobre el MGP. Esta situación incide negativamente en la implementación efectiva del modelo en las operaciones cotidianas de las personas oficiales. Frente a este desafío, el objetivo principal del proyecto consiste en diseñar un plan de gestión para la implementación del chatbot en la ANP, sustentado en objetivos específicos, como la identificación de las necesidades formativas, la elaboración de un plan integral basado en las buenas prácticas del Project Management Institute (PMI) y la definición de estrategias de monitoreo y sostenibilidad. La metodología aplicada combinó enfoques cualitativos y cuantitativos, a través del diseño de instrumentos dirigidos a directores de la Fuerza Pública, instructores y oficiales, con el fin de recopilar información sobre sus expectativas y necesidades. Dentro del plan de gestión, se incluyó un cronograma detallado, una estrategia de gestión de riesgos, de comunicación, KPIs y un plan de pruebas funcionales para validar la viabilidad del chatbot. Entre los hallazgos más relevantes destacan la identificación de necesidades formativas prioritarias, el diseño de un plan de comunicación orientado a facilitar la adopción del chatbot y la validación de su factibilidad como herramienta para mejorar los procesos de capacitación. Las conclusiones subrayan que la implementación del chatbot no solo optimiza el aprendizaje, sino que también promueve la profesionalización y la eficiencia de las personas oficiales de la Fuerza Pública. Dentro de las recomendaciones se resaltó la importancia de desarrollar talleres de sensibilización y capacitación, ampliar las funcionalidades del chatbot hacia otras áreas operativas e implementar un sistema de monitoreo continuo para garantizar su mejora continua y sostenibilidad. En el mediano y largo plazo, se proyecta explorar su uso como un canal de comunicación con la ciudadanía y replicar esta experiencia en otras áreas de la Fuerza Pública y la ANP, contribuyendo así a la modernización tecnológica y estratégica de ambas instituciones.

This project arises from the need to enhance the quality of educational services provided by the National Police Academy of Costa Rica (ANP). This goal will be achieved through the integration of a chatbot into the Academy's Virtual Learning Platform (PVA). The primary aim of the initiative is to develop a management plan for creating a technological tool that facilitates access to critical information regarding the Police Management Model (MGP) of the Costa Rican National Police (Fuerza Pública), optimizes continuous training processes, and contributes to improving the operational performance of law enforcement officers. The issue at hand pertains to the current constraints in accessing up-to-date educational materials on the PMM in a prompt and effective manner. This situation has a deleterious effect on the effective implementation of the model in the daily operations of officers. Considering these challenges, the primary objective of the project is to devise a management plan for the deployment of the chatbot within the ANP. The plan will be based on specific objectives, including the identification of training needs, the formulation of a comprehensive plan aligned with the Project Management Institute (PMI) best practices, and the delineation of monitoring and sustainability strategies. The methodology employed combined qualitative and quantitative approaches through the design of instruments aimed at directors of Fuerza Publica, instructors, and officers, with the objective of gathering information on their expectations and needs. The management plan included a comprehensive schedule, a robust risk management and communication strategy, key performance indicators (KPIs), and a detailed functional testing plan to validate the viability of the chatbot. Key findings from the study include the identification of critical training gaps, the creation of a communication plan to ensure the adoption of the chatbot, and the validation of its potential as a tool to enhance training. The results indicate that the chatbot not only improves learning outcomes but also fosters greater professionalism and operational efficiency. Recommendations emphasize the importance of conducting awareness and training workshops, expanding the chatbot's functionalities to other operational areas, and implementing a system for continuous monitoring to ensure its long-term sustainability. In the medium and long term, the project envisions exploring the chatbot's use as a communication channel with the public and replicating the model in other sectors of the Fuerza Pública and the ANP, thereby contributing to the technological and strategic modernization of both institutions.