Plan de Gestión del Proyecto Optimización de los procesos de transporte y entrega de insumos médicos en Costa Rica

Abstract

Boston Scientific, dedicated to the manufacturing of medical devices and the distribution of electrophysiology products in Costa Rica, identified the need to improve delivery times of medical supplies in cardiology, as delays negatively impact medical procedures and patient experience. To address this, a Project Management Plan based on the PMBOK® lifecycle was developed and implemented, improving operational efficiency and ensuring the timely availability of supplies in healthcare centers.

The process analysis identified areas for improvement, aligning proposals with the goal of optimizing each stage using evaluation data. Key performance indicators (KPIs) were established, such as delivery times, costs, and user satisfaction, which allowed for adjustments to the action plan. Additionally, a real-time monitoring system was implemented to assess performance.

The project achieved a 20% improvement in operational efficiency and a 90% optimization in transportation and delivery processes, which increased user satisfaction. However, its success depends on continuous evaluation, adaptations to new challenges, and investment in training, infrastructure, and technologies.

The comprehensive follow-up of the plan focuses on continuous training of personnel, clear definition of processes, and the use of effective control techniques. The implementation of advanced technologies, such as smart shelf and consignment systems, optimizes inventory management and reduces the risks of supply shortages or excesses. Having an efficient communication plan and integrating technologies like IoT, RFID, and CRM is crucial to improving management and reducing costs.

However, the implementation faces challenges such as initial investment, staff training, infrastructure limitations, traffic congestion, and resistance to change, which require a gradual and flexible approach.

Boston Scientific, dedicada a la fabricación de dispositivos médicos y distribución de productos de electrofisiología en Costa Rica, identificó la necesidad de mejorar los tiempos de entrega de insumos médicos en cardiología, ya que las demoras impactan negativamente en los procedimientos médicos y la experiencia del paciente. Para abordar esto, se desarrolló e implementó un Plan de Gestión del Proyecto basado en el ciclo de vida del PMBOK®, lo que mejoró la eficiencia operativa y favoreció la disponibilidad oportuna de insumos en los centros de salud.

El análisis del proceso identificó áreas de mejora, alineando propuestas con el objetivo de optimizar cada etapa utilizando datos de evaluación. Se establecieron indicadores clave (KPIs), como tiempos de entrega, costos y satisfacción del usuario, lo que permitió ajustar el plan de acción. Además, se implementó un sistema de monitoreo en tiempo real para evaluar el desempeño.

El proyecto logró una mejora del 20% en eficiencia operativa y una optimización del 90% en los procesos de transporte y entrega, lo que aumentó la satisfacción de los usuarios. Sin embargo, su éxito depende de una evaluación constante, adaptaciones a nuevos desafíos y la inversión en capacitación, infraestructura y tecnologías.

El seguimiento integral del plan se centra en la capacitación continua del personal, la definición clara de procesos y el uso de técnicas de control efectivas. La implementación de tecnologías avanzadas, como sistemas de anaquel y consignación inteligentes, optimiza la gestión de inventarios y reduce los riesgos de escasez o exceso de insumos. Es crucial contar con un plan de comunicación eficiente y la integración de tecnologías como IoT, RFID y CRM para mejorar la gestión y reducir costos. Sin embargo, la implementación enfrenta desafíos como la inversión inicial, la capacitación del personal, limitaciones de infraestructura, congestión vehicular y resistencia al cambio, que requieren un enfoque gradual y flexible.